Validatie van bewijsstukken

Algemeen: documenten die in het buitenland werden uitgegeven, moeten worden gecertifieerd, ofwel voorzien van een Apostille, ofwel gelegaliseerd en zij moeten vertaald worden indien zij niet opgesteld zijn in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.

Samenvattende tabel

Buitenlandse documenten moet u laten...In welke gevallen?Op welke manier?
CertificerenEnkel voor specifieke landen waarmee België een verdrag heeft ter vereenvoudiging van de Apostille/legalisatie.Een kleurenkopie van goede kwaliteit dient door een notaris gecertifieerd te worden. Indien dit niet door een notaris kan gebeuren, dient de certificatie op het stad- of gemeentehuis te gebeuren.
Voorzien van een ApostilleVoor landen die het "Verdrag van Den Haag" ondertekend hebben..Door een buitenlandse bevoegde lokale autoriteit (zie verder).
LegaliserenVoor alle andere landen; indien geen Apostille mogelijk is.Eerst door de bevoegde buitenlandse autoriteit dan door de ambassade of een consulaat van België (zie verder).

    1. Met een aantal (Europese) landen heeft België een verdrag betreffende de afschaffing van de legalisatie van akten in de lidstaten van de Europese Gemeenschappen ondertekend:
      • Denemarken (met uitzondering van Groenland en de Faeröer-eilanden)
      • Duitsland
      • Estland
      • Frankrijk
      • Ierland
      • Italië
      • Letland
      Voor bovenstaande landen volstaat het dat een kleurenkopie van goede kwaliteit van de gevraagde documenten door een notaris gecertificeerd wordt. Indien de certificatie niet door een notaris kan gebeuren, dient deze op het stad- of gemeentehuis te gebeuren.
    2. Daarnaast heeft België met een aantal andere (Europese) landen bilaterale verdragen omtrent de afschaffing van legalisatie van documenten van de burgerlijke stand (zoals identiteitsbewijzen, bewijs van residentie,...) ondertekend:
      • Luxemburg
      • Nederland
      • Verenigd Koninkrijk
      • Zwitserland

      Voor bovenstaande landen volstaat het dat een kleurenkopie van goede kwaliteit van het identiteitsbewijs, bewijs van residentie,... door een notaris gecertificeerd worden.

      Gelieve de helpdesk van het register te contacteren voor het legaliseren/certificeren van bedrijfsstatuten, hiervoor is er immers geen uniforme aanpak, deze kan variëren van land tot land!
    Niet-exhaustieve lijst van landen - certificatie

    • Denemarken
    • Duitsland
    • Estland
    • Frankrijk
    • Ierland
    • Italië
    • Letland
    • Luxemburg*
    • Nederland*
    • Verenigd Koninkrijk*
    • Zwitserland*

    * Zie ook sectie 2 hierboven

  • Indien u als bewijsstuk een kopie indient van een document dat afgegeven werd in een land dat het "Verdrag van Den Haag" ondertekend heeft (met uitzondering van de landen vermeld in de sectie certificatie hierboven) dienen deze van een apostille voorzien te worden.

    De Apostille moet aan het document aangebracht worden door de bevoegde overheid van het land waar het document werd afgegeven. Op de website van het "Verdrag van Den Haag" kunt u de bevoegde overheid per land terugvinden: http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

    Voor meer info omtrent de Apostille kunt u ook terecht op: http://diplomatie.belgium.be/en/services/legalisation_of_documents/faq/

    Niet-exhaustieve lijst van landen - legalisatie
    • Israël
    • Oekraïne
    • Spanje
    • De Verenigde Staten van Amerika
  • Indien u als bewijsstuk een kopie indient van een document dat afgegeven werd in een land dat het "Verdrag van Den Haag" niet ondertekend heeft, dan dient deze kopie te worden gelegaliseerd in het land van oorsprong; deze legalisatie bevestigt de oorsprong van het bewijsstuk. Het is de certificatie door een officiële autoriteit van de echtheid van een handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of de stempel op het stuk.

    Deze legalisatie moet in laatste instantie gebeuren door een ambassade of een consulaat van België in het buitenland.

    Dit buitenlands document gelegaliseerd door een ambassade of een consulaat van België door middel van een zelfklever voorzien van een controlecijfer van minstens 16 cijfers, is vervolgens geldig en bruikbaar in België.

    Niet-exhaustieve lijst van landen - legalisatie
    • Egypte
    • Saoedi Arabië
    • Signapore
    • Volksrepubliek China
Voor uittreksel uit het strafregister vragen wij u steeds om een origineel uittreksel door te geven (kopieën worden niet aanvaard)!
Indien u een bewijsstuk indient dat niet in het Nederlands, Frans, Duits of Engels opgesteld werd, dan moet u steeds een gewaarmerkte vertaling in één van deze vier voornoemde talen toevoegen.

Enkele nuttige links

Overige informatie (FYI)

  • Raadpleeg de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken voor meer informatie omtrent de legalisatie van Belgische documenten: http://diplomatie.belgium.be/en/services/legalisation_of_documents/faq/.

  • In België dien de gewaarmerkte vertaling te gebeuren door een beëdigd vertaler. De handtekening van de beëdigd vertaler moet vervolgens gelegaliseerd worden door de Voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg waaraan de vertaler verbonden is.

    Daarna wordt de handtekening van de Voorzitter van de rechtbank gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Justitie. Pas daarna kunt u de vertaling en het origineel document aanbieden bij de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken om er ofwel de apostille (zie Verdrag van Den Haag) of een legalisatie te bekomen.