Validation de la documentation
En général: Les documents émis à l’étranger doivent être soit certifiés, soit pourvus d’une apostille, soit légalisés. Ils doivent également être traduits si ils n'étaient pas rédigés en Français, Néerlandais, Allemand ou Anglais.
Sommaire
| Les documents étrangers doivent être... | Dans quel cas? | De quelle manière? |
|---|---|---|
| Certifiés | Pour les pays ayant signé avec la Belgique une convention particulière relative à la suppression de l’apostille/ de la légalisation. | Une copie couleur de bonne qualité du document doit être certifiée par le notaire. Si la certification ne peut avoir lieu par le notaire, celle-ci devra être effectuée par la maison communale. |
| Pourvus d’une apostille | Pour les pays ayant signé la "Convention de La Haye". | Par l’autorité locale compétente de votre pays (voir ci-après). |
| Légalisés | Si l’apostille n’est pas possible. | D’abord par l’autorité compétente dans votre pays, ensuite par l’ambassade ou le consulat belge (voir ci-après). |
La date de certification, d'apostille ou de légalisation ne peut pas être antérieure de plus de trois mois à la date d'utilisation de la copie.
- La Belgique a conclu avec les pays suivants une convention relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres de la Communauté européenne : Allemagne, Danemark (sauf Groenland et Feroe), Estonie, France, Irlande, Italie et Lettonie.
Pour ces pays, une copie couleur de bonne qualité certifiée par le notaire est suffisante. Si la certification ne peut avoir lieu via le notaire, celle-ci devra être effectuée par la maison communale.
- De plus, la Belgique a conclu avec certains pays (européens) des conventions bilatérales relatives à la suppression de la légalisation des actes d’état civil (par exemple, les documents d’identité, les preuves de résidence,...), dont le Luxembourg, les Pays-Bas, le Royaume-Uni et la Suisse.
Pour les pays mentionnés ci-dessus, une copie couleur de bonne qualité de la preuve d’identité, de la preuve de résidence,... doit être certifiée par le notaire.
Veuillez contacter le helpdesk registre pour la certification/légalisation des statuts de la société. Vu qu’il n’y a pas de règles uniformes pour ce type de document, cela peut varier d’un pays à l’autre !
- Allemagne
- Danemark (sauf Groenland et Feroe)
- Estonie
- France
- Irlande
- Italie
- Lettonie
- Luxembourg*
- Pays-Bas*
- Royaume-Uni*
- Suisse*
-
Si vous soumettez une copie d’un document émis par un pays ayant signé la "Convention de La Haye" (à l’exception des pays mentionnés dans la section certification), celui-ci devra être pourvu d’une apostille.
L’apostille doit être apposée sur le document par l’autorité compétente du pays d’où provient le document d’origine. Sur le site web de la Convention de La Haye, vous pouvez retrouver l’autorité compétente pour chaque pays.
Pour plus d’informations concernant l’apostille, vous pouvez consulter : https://diplomatie.belgium.be/fr/legalisation-de-documents
Liste non exhaustive de pays pour lesquels l'Apostille est nécessaire :- Espagne
- États-Unis d'Amérique
- Finlande
- Hongrie
- Inde
- Israël
- Japon
- Pologne
- Portugal
- République popualire de Chine
- Signapore
- Ukraine
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Si vous soumettez une copie d’un document émis par un pays qui n’a pas ratifié la "Convention de La Haye", cette copie devra alors être légalisée dans le pays d’origine; cette légalisation confirme l’origine de la pièce justificative. Il s’agit de la confirmation par une autorité officielle de l’authenticité de la signature, de la capacité du signataire et, le cas échéant, de l’identité du timbre ou du cachet sur le document.
Ces documents doivent être légalisés en dernière instance par une ambassade ou un consulat belge à l’étranger.
Ce document étranger légalisé par une ambassade ou un consulat belge à l’étranger au moyen d’un autocollant pourvu "d’un numéro de contrôle" composé d’une série continue d’au moins 16 chiffres est valable et directement utilisable en Belgique.
Liste non exhaustive de pays pour lesquels la légalisation est nécessaire :- Arabie Saoudite
- Egypte
- Kenya
* Voir également le paragraphe 2 ci-dessus
Pour les extraits de casier judiciaire, nous exigeons le document original (aucune copie ne sera acceptée)!
Si vous souhaitez fournir un document comme pièce justificative qui n’est rédigé ni en français, ni en néerlandais, ni en allemand, ni en anglais, il faudra fournir une traduction par un traducteur assermenté dans une des 4 langues admises ci-dessus.
Liens
- Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres des Communautés européennes.
- http://www.hcch.net/index_fr.php?act=conventions.status&cid=41 - La liste des pays ayant ratifié la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de légalisation des actes publics étrangers.
- http://just.fgov.be/ - Service Public Fédéral Justice – 115, bd de Waterloo, 1000 Bruxelles – Tél: +32 2 542 65 32 – Email: legal@just.fgov.be.
D'autres information (à titre infoRmatif)
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Veuillez consulter le site web du SPF Affaires étrangères afin d’obtenir de plus amples informations concernant la légalisation des documents : http://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents/faq/.
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En Belgique, les documents à traduire doivent l'être par un traducteur juré. La signature du traducteur juré sera légalisée par le Président du Tribunal de Première instance dont il dépend.
Ensuite, la signature du Président du Tribunal sera légalisée par le Service Légalisation du SPF Justice. La traduction et l'original du document seront ensuite présentés au SPF Affaires étrangères pour obtenir soit une apostille (cfr. Convention de La Haye) soit une légalisation.