Validation de la documentation

En général: Les documents émis à l’étranger doivent être soit certifiés, soit pourvus d’une apostille, soit légalisés. Ils doivent également être traduits si ils n'étaient pas rédigés en Français, Néerlandais, Allemand ou Anglais.

Sommaire

Les documents étrangers doivent être...Dans quel cas?De quelle manière?
CertifiésPour les pays ayant signé avec la Belgique une convention particulière relative à la suppression de l’apostille/ de la légalisation.Une copie couleur de bonne qualité du document doit être certifiée par le notaire. Si la certification ne peut avoir lieu par le notaire, celle-ci devra être effectuée par la maison communale.
Pourvus d’une apostillePour les pays ayant signé "la Convention de La Haye".Par l’autorité locale compétente de votre pays (voir ci-après).
LégalisésSi l’apostille n’est pas possible.D’abord par l’autorité compétente dans votre pays, ensuite par l’ambassade ou le consulat belge (voir ci-après).

    1. La Belgique a conclu une convention relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres des Communautés européennes, avec les pays suivants :
      • Allemagne
      • Danemark (sauf Groenland et Feroe)
      • Estonie
      • France
      • Irlande
      • Italie
      • Lettonie
      Pour les pays mentionnés ci-dessus, une copie couleur de bonne qualité certifiée par le notaire est suffisante. Si la certification ne peut avoir lieu via le notaire, celle-ci devra être effectuée par la maison communale.

    2. De plus, la Belgique a conclu avec certains pays (européens) des conventions bilatérales relatives à la suppression de la légalisation des actes d’état civil (par exemple, les documents d’identité, les preuves de résidence,...), dont :
      • Luxembourg
      • Pays-Bas
      • Royaume-Uni
      • Suisse

      Pour les pays mentionnés ci-dessus, une copie couleur de bonne qualité de la preuve d’identité, de la preuve de résidence,... doit être certifiée par le notaire.

      Veuillez contacter le helpdesk registre pour la certification/légalisation des statuts de la société. Vu qu’il n’y a pas de règles uniformes pour ce type de document, cela peut varier d’un pays à l’autre !
    Liste non exhaustive des pays pour lesquels la certification est suffisante :

    • Allemagne
    • Danemark (sauf Groenland et Feroe)
    • Estonie
    • France
    • Irlande
    • Italie
    • Lettonie
    • Luxembourg*
    • Pays-Bas*
    • Royaume-Uni*
    • Suisse*

    * Voir également la section 2 ci-dessus

  • Si vous soumettez une copie d’un document émis par un pays ayant signé "la Convention de La Haye" (à l’exception des pays mentionnés dans la section certification), celui-ci devra être pourvu d’une apostille.

    L’apostille doit être apposée sur le document par l’autorité compétente du pays d’où provient le document d’origine. Sur le site web ci-dessous, vous pouvez retrouver l’autorité compétente pour chaque pays : http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

    Pour plus d’informations concernant l’apostille, vous pouvez consulter : http://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents/faq/

    Liste non exhaustive de pays pour lesquels la légalisation est nécessaire :
    • Espagne
    • Les États-Unis d'Amérique
    • Israël
    • Ukraine
  • Si vous soumettez une copie d’un document émis par un pays qui n’a pas ratifié "la Convention de La Haye", cette copie devra alors être légalisée dans le pays d’origine; cette légalisation confirme l’origine de la pièce justificative. Il s’agit de la confirmation par une autorité officielle de l’authenticité de la signature, de la capacité du signataire et, le cas échéant, de l’identité du timbre ou du cachet sur le document.

    Ces documents doivent être légalisés en dernière instance par une ambassade ou un consulat belge à l’étranger.

    Ce document étranger légalisé par une ambassade ou un consulat belge à l’étranger au moyen d’un autocollant pourvu "d’un numéro de contrôle" composé d’une série continue d’au moins 16 chiffres est valable et directement utilisable en Belgique.

    Liste non exhaustive de pays pour lesquels la légalisation est nécessaire :
    • Arabie Saoudite
    • Egypte
    • République popualire de Chine
    • Signapore
Pour les extraits de casier judiciaire, nous exigeons le document original (aucune copie ne sera acceptée)!
Si vous souhaitez fournir un document comme pièce justificative qui n’est rédigé ni en français, ni en néerlandais, ni en allemand, ni en anglais, il faudra fournir une traduction par un traducteur assermenté dans une des 4 langues admises ci-dessus.

Liens

  • Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres des Communautés européennes.
  • http://www.hcch.net/index_fr.php?act=conventions.status&cid=41 - La liste des pays ayant ratifié la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de légalisation des actes publics étrangers.
  • http://just.fgov.be/ - Service Public Fédéral Justice – 115, bd de Waterloo, 1000 Bruxelles – Tél: +32 2 542 65 32 – Email: legal@just.fgov.be.

D'autres information (à titre infomatif)

  • Veuillez consulter le site web du SPF Affaires étrangères afin d’obtenir de plus amples informations concernant la légalisation des documents : http://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents/faq/.

  • En Belgique, les documents à traduire doivent l'être par un traducteur juré. La signature du traducteur juré sera légalisée par le Président du Tribunal de Première instance dont il dépend.

    Ensuite, la signature du Président du Tribunal sera légalisée par le Service Légalisation du SPF Justice. La traduction et l'original du document seront ensuite présentés au SPF Affaires étrangères pour obtenir soit une apostille (cfr. Convention de La Haye) soit une légalisation.